Bir gazeteci ile doğru iletişim nasıl kurulur?

Basın bülteni bombardımanı gazetecilerin en çok rahatsızlık duyduğunu konuların başında geliyor. Hafta boyunca her gün halkla ilişkiler uzmanlarının e-postaları ile boğuşan gazeteciler e-postaların büyük bir kısmı cevap vermeden siliyor.

Bu yazımda gazeteci ile doğru iletişim kurma yollarından ve etkili basın bülteninin nasıl hazırlanacağından bahsedeceğim.


Haber değeri olan bilgiler sunarak gazetecinin dikkatini nasıl çekebilirsiniz? İşte birkaç ipucu...

Gazeteci ile iletişime geçmeyi deneyin

Basın bülteni gönderdikten sonra değerlendirilip değerlendirilmeyeceği hususunda takip yapmaktan uzak durun. Çoğu gazeteci bu tip davranışı sevmez. Gazeteci, kendisine ulaşan bültende haber kokusu alıyorsa zaten değerlendirir. Bülten gönderenlerin, gazetecinin hangi tür olaylarla ilgilendiğini, yaptığı haberlerin genel çerçevesini bilmesi yada bilgi alması yararlı bir adım olabilir. Böylece o gazetecinin, muhabirin marka için doğru muhabir olup olmadığı anlaşılabilir. Gazetecinin bültenlerinizi, haberlerinizi değerlendirebilmesi onun farklı yönlere ilgisini çekebilirsiniz. Muhabirin ilgi duyabileceğini  düşündüğünüz bir kaynak ya da bilgiye rastlarsanız bunları ona iletin. Kendinizi değerli bir haber kaynağı olarak karşı tarafa sunarsanız, gazetecinin sonraki temaslarda sizi gerçekten dikkate almasını sağlayabilirsiniz.

E-posta bombardımanında bulunmayın

Hiç kimse spam mail almaktan hoşlanmaz. Kişisel e-postalar ise büyük olasılıkla cevaplandırılıyor. Bununla birlikte kısa yoldan mümkün olduğunca hızlı şekilde mümkün olduğunca fazla muhabire ulaşabilmek için halkla ilişkiler çalışanları önceden hazırlanmış genel listeleri kullanarak mail yağdırıyorlar. Bu yöntem ilgi çekmede ve hedeflediğiniz basın mensupları arasında saygı kazanmada başarılı ve etkili bir yol değil. Her gün ben de yüzlerce mail alıyorum. Bunların birçoğu okumadan siliyorum. Haber olarak değerlendirdiğim mail sayısı son derece az. Basın bültenlerinin çoğu çok uzun metinler ve haber değerinden uzak. Ayrıca toplu olarak gönderilen maillerin samimiyetine inanmıyorum. Cc ve Bcc konularına ayrıca dikkat edilmeli. Ona ayrı bir yazıda detaylı olarak değineceğim.

Muhabirlerle bireysel olarak iletişime geçmenizi öneriyorum. Maillerinizde, bültenlerinizde söze daima muhabirin adını anarak kibar bir cümle ile başlamanız sizin kaale alınmanız için önemli bir adım aşama. Gazetecinin daha önce yaptığı haberleri okuduğunuzu belirterek e-postanızda link ya da dosya olarak referans verin. Bu metod size cevap verme olasılığını büyük oranda artıracak.

Gazetecinin müsaitlik durumuna dikkat edin

Bazen çabalarınıza rağmen e-postanız kaybolabilir veya bir kenara konabilir, silinebilir dolayısıyla telefon araması yapmanız gerekebilir. Muhabirlerin gün içinde uğraşmak zorunda olduğu iş yükünün farkında olmalısınız. Belki telefonda görüşmek için bile uygun bir zaman bulamayabilirsiniz.

Ayrıntılarda dolanmayın, daima profesyonel ve kibar olun. Eğer gazeteci müsait değilse ne zaman aramanızın uygun olacağını öğrenin. Kendisine başka iletişim kanallarından ulaşıp ulaşamayacağınızı da sorun. Genellikle muhabirler alternatiflere açık olur.

Gazeteci ve çalışmaları hakkında bilgi edinin

Bir muhabir ile iletişim kurmaya başlamadan önce çalıştığı yayın üzerine biraz araştırma yapmalısınız. Yayının, hedef kitlesini, periyodunu, dağıtım bölgelerini belirleyin. Muhabirin kendi haberlerini, nelere önem verdiğini, hangi tarzda yayınlarda çalıştığını ve ne sıklıkta yazdığını genel olarak araştırın. Bu size onların ilgisini çekmek için nasıl davranacağınız konusunda önemli katkı sağlayacak. Göndereceğiniz e-postayı bu bilgiler ışığında yapılandırmanız sizin yararınıza olacak.

Mesajlara daima geri dönüş yapın

Bir muhabirle önceki haberlere, bültenlere dayanan bir ilişki inşa ettiğinizde, sizinle doğrudan iletişime geçmesi kolaydır. Çünkü sizi artık bir haber kaynağı olarak görüyordur. Size gönderilen mesajlara daima geri dönüş yapın. Geri dönüşlerinizde de samimi ifadelere yer verin. Baştan savma mesajlara dikkat edin. Profesyonel bir tutum içinde olmak, ilişkiyi geliştirir ve güven katar. Güçlü medya ilişkileri başarılı bir halkla ilişkiler kampanyasının temelini oluşturuyor.